INFORMATIKA

Merge (Surat Massal) adalah sebuah fitur dalam aplikasi pengolah kata (seperti Microsoft Word atau Google Docs) yang memungkinkan pengguna untuk membuat serangkaian dokumen (surat, undangan, amplop, label, sertifikat, dll.) yang isinya sebagian besar sama, tetapi ditujukan kepada banyak penerima yang berbeda secara cepat dan efisien.

Langkah-Langkah Membuat Mail Merge (Umumnya di Microsoft Word)

Langkah-langkah umum berikut adalah panduan untuk membuat Mail Merge menggunakan Microsoft Word dan data dari Microsoft Excel:

Langkah 1 : Siapkan Sumber Data

 * Membuat file sumber data (misalnya, di Microsoft Excel).

 * Pastikan baris pertama (header) berisi nama kolom (field) yang akan Anda masukkan ke dalam dokumen (misalnya: Nama, Alamat, Kota, dll.).

 *Isi baris-baris di bawah header dengan data lengkap setiap penerima.

 * Simpan file sumber data tersebut.

Langkah 2 : Membuat Dokumen Utama (Templat)

 * Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru.

 * Tulis naskah atau isi dokumen yang sifatnya tetap/seragam untuk semua penerima (contoh: isi surat, teks undangan, dll.).

 *Biarkan kosong tempat-tempat yang akan diisi dengan data unik penerima.

Langkah 3 : Mulai Proses Penggabungan Surat

 * Pilih tab Mailings pada toolbar Word.

 * Klik Start Mail Merge dan pilih jenis dokumen yang akan Anda buat (misalnya: Letters, E-mail Messages, Envelopes, atau Labels).

Langkah 4: menghubungkan ke Sumber Data

 *Di tab Mailings, klik Select Recipients.

 * Pilih Gunakan Daftar yang Ada...

 * Cari dan pilih file sumber data (Excel) yang sudah Anda buat di Langkah 1, lalu klik OK. (Jika Anda menggunakan Excel, mungkin akan muncul kotak dialog untuk memilih Sheet yang berisi data).

Langkah 5: Sisipkan Gabungkan Bidang

 * Kembali ke Dokumen Utama (naskah surat) di Word.

 * letakkan kursor pada posisi yang seharusnya diisi oleh penerima data (misalnya di samping kata "Kepada:").

 *Di tab Mailings, klik Sisipkan Bidang Penggabungan.

 * Pilih nama kolom (field) dari daftar yang muncul (misalnya: Nama). Placeholder seperti «Nama» akan muncul di dokumen.

 * Ulangi langkah ini untuk semua data unik yang diperlukan (Alamat, Kota, dll.).

Langkah 6: Pratinjau Hasil

 * Di tab Mailings, klik tombol Pratinjau Hasil (ikon kaca pembesar).

 * Word akan mengganti placeholder dengan data aktual dari sumber data Anda.

 * Gunakan tombol panah (di sebelah kanan tombol Pratinjau Hasil) untuk menelusuri dan memeriksa hasil gabungan ke setiap penerima. tata Pastikan letaknya sudah benar.

Langkah 7: Selesaikan dan Gabungkan

 *Setelah yakin semua sudah benar, di tab Mailings, klik Finish & Merge.

 * Pilih salah satu opsi:

   * Edit Individual Documents...: Untuk membuat dokumen Word baru yang berisi semua dokumen hasil gabungan (sehingga Anda bisa mengeditnya satu per satu sebelum dicetak).

   * Print Documents...: Untuk langsung mencetak semua dokumen hasil Mail Merge.

   * Send E-mail Messages...: Untuk mengirim dokumen sebagai email (jika sumber data memiliki kolom alamat email).